Veri İşleme Şartları

1. Amaç ve Kapsam

İşbu Veri İşleme Şartları (“Şartlar”), GeniusUp Teknolojik Projeler A.Ş. (“GeniusUp”) tarafından sunulan Snail – Mesafeli Satış Sözleşmesi APP (“Snail” veya “Uygulama”) kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin esasları düzenlemektedir.

Bu Şartlar, Snail'i Shopify mağazasına kuran veya kullanan mağaza sahibi (“Mağaza Sahibi”) ile GeniusUp arasındaki veri işleme ilişkisinin bir parçasıdır.

Mağaza Sahibi'nin Snail'i kurması ve kullanmaya devam etmesi, Uygulamanın sağlanabilmesi için gerekli kişisel verilerin bu Şartlarda belirtilen kapsam ve amaçlarla işlenmesine yönelik talimatını ifade eder.

2. Tarafların Rolleri

Mağaza Sahibi, kendi Shopify mağazasında gerçekleştirilen satışlar ve müşterileriyle olan ilişkileri kapsamında kişisel verilerin hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplerle işleneceğinin belirlenmesinden sorumludur.

GeniusUp, Snail aracılığıyla kendisine aktarılan müşteri ve sipariş verilerini esas olarak Mağaza Sahibi adına, Uygulamanın işlevlerinin yerine getirilmesi amacıyla işler.

Tarafların yürürlükteki kişisel verilerin korunması mevzuatındaki hukuki statüleri, ilgili işleme faaliyetinin niteliğine ve uygulanabilir mevzuata göre ayrıca değerlendirilebilir.

3. İşlemenin Konusu ve Niteliği

Snail'in temel amacı, Shopify mağazalarında gerçekleştirilen siparişlere ilişkin Ön Bilgilendirme Formu ve Mesafeli Satış Sözleşmesi gibi belgelerin otomatik olarak oluşturulmasını, ilgili siparişle ilişkilendirilmesini, saklanmasını ve desteklenen durumlarda müşteriye iletilmesini sağlamaktır.

Bu amaç doğrultusunda gerçekleştirilen işlemler; verilerin Shopify'dan alınmasını, kaydedilmesini, düzenlenmesini, belge üretiminde kullanılmasını, görüntülenmesini, saklanmasını, iletilmesini ve gerekli durumlarda silinmesini veya erişimin sınırlandırılmasını içerebilir.

4. İşlenen Kişisel Veriler

Uygulamanın kullanımı sırasında aşağıdaki müşteri ve sipariş verileri işlenebilir:

• Ad ve soyad,
• E-posta adresi,
• Telefon numarası,
• Fatura adresi,
• Teslimat adresi,
• Sipariş numarası,
• Sipariş tarihi,
• Sipariş edilen ürünlere ilişkin bilgiler,
• Sipariş toplamı ve para birimi,
• Belge oluşturulması ve siparişin işlenmesi için gerekli diğer sipariş bilgileri.

Snail, ödeme kartı numarası, CVV/CVC veya müşterilerin Shopify hesap parolalarını toplamak amacıyla tasarlanmamıştır.

5. İlgili Kişi Kategorileri

İşlenen kişisel veriler başta Mağaza Sahibi'nin Shopify mağazası üzerinden sipariş veren müşteriler olmak üzere, sipariş ve sözleşme süreçleriyle ilişkili gerçek kişilere ait olabilir.

6. Veri İşleme Amaçları

GeniusUp, kendisine Snail kapsamında aktarılan kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işleyebilir:

• Ön Bilgilendirme Formunun oluşturulması,
• Mesafeli Satış Sözleşmesinin oluşturulması,
• Belgelerin ilgili sipariş ve müşteriyle ilişkilendirilmesi,
• Oluşturulan belgelerin saklanması ve mağaza tarafından yönetilebilmesi,
• Desteklenen durumlarda belgelerin müşteriye e-posta ile gönderilmesi,
• Sipariş ve belge durumlarının takip edilmesi,
• Teknik hata, güvenlik ve işlem bütünlüğü kontrollerinin gerçekleştirilmesi,
• Shopify tarafından iletilen veri koruma taleplerinin işlenmesi,
• Uygulanabilir hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

Kişisel veriler, GeniusUp tarafından bağımsız davranışsal reklam veya müşteri profilleme amacıyla kullanılmaz.

7. Mağaza Sahibinin Yükümlülükleri

Mağaza Sahibi:

• Snail'e aktarılan kişisel verileri hukuka uygun şekilde elde etmekten,
• Müşterilerine gerekli gizlilik ve kişisel veri bilgilendirmelerini sağlamaktan,
• Gerekli olduğu durumlarda geçerli hukuki sebebi veya izni sağlamaktan,
• Snail'i yalnızca hukuka uygun amaçlarla kullanmaktan,
• Uygulamaya gereğinden fazla veya ilgisiz kişisel veri aktarmamaktan,
• Shopify mağazasına ve Snail'e erişimi bulunan kullanıcı hesaplarının güvenliğini sağlamaktan

sorumludur.

8. GeniusUp'ın Yükümlülükleri

GeniusUp:

• Kişisel verileri Snail'in sağlanması ve bu Şartlarda belirtilen amaçlar doğrultusunda işler,
• Yetkisiz kişilerin verilere erişmesini önlemeye yönelik uygun teknik ve organizasyonel tedbirler alır,
• Kişisel verilere erişimi hizmetin sağlanması için gerekli olan kişiler ve sistemlerle sınırlandırmayı amaçlar,
• Mağaza Sahibi'nin ilgili kişilerin haklarına ilişkin hukuka uygun talepleri yerine getirebilmesine, makul ölçüde destek sağlar,
• Shopify tarafından iletilen zorunlu gizlilik taleplerinin işlenmesi için gerekli mekanizmaları sağlar.

9. Gizlilik ve Yetkili Erişim

GeniusUp, kişisel verilere erişimi Uygulamanın işletilmesi, teknik destek, güvenlik, hata giderme veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde sınırlandırır.

Kişisel verilere erişim sağlayan kişilerin bu verilerin gizliliğini koruması ve yetkisiz amaçlarla kullanmaması esastır.

10. Veri Güvenliği

GeniusUp, işlenen kişisel verilerin yetkisiz erişime, hukuka aykırı kullanıma, değiştirilmeye, ifşa edilmeye veya kaybolmaya karşı korunması amacıyla uygun teknik ve organizasyonel tedbirler uygular.

Bu kapsamda kullanılan tedbirler arasında, sistemin mevcut teknik yapısına uygun olarak:

• HTTPS/TLS üzerinden güvenli veri iletişimi,
• Shopify oturum ve istek doğrulama mekanizmaları,
• Webhook doğrulama mekanizmaları,
• Shopify mağaza erişim bilgilerinin korunmasına yönelik uygulama kontrolleri,
• Farklı mağazalara ait kayıtların mantıksal olarak birbirinden ayrılması,
• Uygulama ve sunucu seviyesinde yetkisiz erişimin sınırlandırılması

yer almaktadır.

11. Alt Hizmet Sağlayıcılar

GeniusUp, Snail'in sunulabilmesi için barındırma, altyapı, e-posta iletimi veya benzeri teknik hizmetlerden yararlanabilir.

Bu hizmet sağlayıcıların kişisel verilere erişiminin gerekli olduğu durumlarda, erişim hizmetin sağlanması için gerekli olan kapsamla sınırlandırılır.

GeniusUp, hizmet sağlayıcı seçiminde veri güvenliği ve gizlilik yükümlülüklerini dikkate alır.

12. Uluslararası Veri Aktarımları

Shopify'ın veya Snail'in çalışması için kullanılan altyapı ve hizmet sağlayıcıların farklı ülkelerde faaliyet göstermesi nedeniyle bazı teknik veri işleme faaliyetleri Türkiye dışında gerçekleştirilebilir.

Uluslararası veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, uygulanabilir veri koruma mevzuatının öngördüğü şartların ve uygun güvencelerin dikkate alınması esastır.

13. Veri Saklama ve Silme

Snail kapsamında işlenen kişisel veriler, işleme amacı için gerekli olan süre boyunca ve uygulanabilir mevzuatta öngörülen saklama yükümlülükleri dikkate alınarak muhafaza edilir.

Ön Bilgilendirme Formu, Mesafeli Satış Sözleşmesi ve bunların hukuki veya ticari işlemle ilişkisinin ortaya konulması için gerekli sipariş kayıtları, ilgili mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla 10 yıla kadar muhafaza edilebilir.

Saklama süresinin belirlenmesinde ilgili kaydın niteliğine göre Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği, Türk Ticaret Kanunu, vergi mevzuatı ve diğer uygulanabilir mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler dikkate alınır.

Yasal belge veya ticari işlemin ispatı için gerekli olmayan ve yalnızca Snail'in teknik olarak çalışması amacıyla işlenen kişisel veriler, işleme amacı sona erdiğinde ve verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmadığında silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin gerçekleştirilen işlemlere ait kayıtlar, uygulanabilir mevzuat uyarınca gerekli süre boyunca ve en az 3 yıl muhafaza edilir.

14. İlgili Kişi Talepleri

Bir müşteri kişisel verilerine ilişkin erişim, düzeltme, silme veya diğer haklarını kullanmak amacıyla Mağaza Sahibi'ne başvurduğunda GeniusUp, Snail kapsamında işlenen veriler açısından talebin yerine getirilebilmesi için makul ölçüde destek sağlar.

Shopify tarafından Snail'e iletilen müşteri veri talepleri ve silme talepleri de Uygulamanın desteklediği compliance mekanizmaları aracılığıyla işlenebilir.

15. Mağazanın Uygulamayı Kaldırması

Mağaza Sahibinin Snail'i kaldırması veya Uygulamayı kullanmayı bırakması halinde, Uygulamanın aktif olarak sunulması için artık gerekli olmayan veriler saklama politikaları doğrultusunda değerlendirilir.

Bununla birlikte yürürlükteki mevzuat gereği muhafaza edilmesi gereken sözleşmeler, ticari işlem kayıtları veya diğer hukuki kayıtlar, ilgili saklama yükümlülüğü sona erene kadar sınırlı amaçlarla muhafaza edilebilir.

16. Güvenlik Olayları

Kişisel verilerin güvenliğini etkileyen bir olayın tespit edilmesi halinde GeniusUp, olayın kapsamının belirlenmesi, etkilerinin sınırlandırılması ve gerekli düzeltici işlemlerin gerçekleştirilmesi için uygun adımları atar.

Uygulanabilir mevzuatın gerektirdiği durumlarda ilgili taraflara ve yetkili mercilere gerekli bildirimler gerçekleştirilir.

17. Denetim ve Bilgi Talepleri

GeniusUp, Mağaza Sahibinin Snail kapsamında gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerine ilişkin makul bilgi taleplerini, ticari sırların, diğer müşterilere ait bilgilerin ve sistem güvenliğinin korunması şartıyla değerlendirebilir.

18. Şartların Süresi

Bu Şartlar, Mağaza Sahibinin Snail'i kullanmaya başladığı tarihten itibaren Uygulamanın kullanıldığı süre boyunca uygulanır.

Uygulamanın kullanımının sona ermesinden sonra veri güvenliği, gizlilik ve yasal saklama yükümlülüklerine ilişkin hükümler, nitelikleri gereği uygulanmaları gereken süre boyunca geçerliliğini korur.

19. Değişiklikler

GeniusUp; Snail'in işleyişinde, kullanılan hizmetlerde, Shopify gereksinimlerinde veya uygulanabilir mevzuatta meydana gelen değişiklikler doğrultusunda bu Şartları güncelleyebilir.

Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır ve son güncelleme tarihi sayfanın üst kısmında belirtilir.

20. Gizlilik Politikası

Snail'in kişisel verileri nasıl işlediğine ilişkin ilave bilgiler Gizlilik Politikası içerisinde yer almaktadır.

İşbu Veri İşleme Şartları ile Gizlilik Politikası birlikte değerlendirilmelidir.

21. İletişim

Bu Veri İşleme Şartları veya Snail kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında GeniusUp ile aşağıdaki iletişim kanallarından iletişime geçilebilir.